Neben den monatlichen Teambesprechungen ist das jährliche ausführliche Gespräch zwischen Vorgesetztem und seinen Mitarbeitern ein unverzichtbares Element zur gegenseitigen Reflexion und zur Mitarbeiterentwicklung. Wir geben Tipps zu Zielsetzung und Ablauf.
Bei Führungsinstrumenten handelt es sich um Techniken und Mittel, um die Motivation sowie die Leistung von Mitarbeitern zu steigern und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu sichern.
Neben den monatlichen Teambesprechungen ist das jährliche ausführliche Gespräch zwischen Vorgesetztem und seinen Mitarbeitern ein vielfach unterschätztes Führungsinstrument. Wenn das Mitarbeiter-Jahresgespräch im Praxis-Unternehmen etabliert ist und richtig geführt wird, dann ist dieses sowohl für die Praxisleitung als auch für den Mitarbeiter ein unverzichtbares Element zur gegenseitigen Reflexion und zur Mitarbeiterentwicklung.
Trotzdem ist es eher ein lästiges Übel, dem viele MFA mit deutlichem Unbehagen entgegensehen. Kein Wunder, fühlen sich viele Praxismitarbeiter doch deutlich verunsichert, mit den Ärzten einen kompetenten Dialog auf Augenhöhe zu führen. Es fehlen oft ganz einfach die notwendigen Basics der Kommunikation und Gesprächsführung, um den Fragen der Vorgesetzten adäquat begegnen und die eigenen Vorstellungen gut formulieren zu können. Wird in den regelmäßigen Teambesprechungen eine vertrauensvolle Basis für Einzelgespräche geschaffen, kann das Jahresgespräch zu einem hilfreichen Tool für beide Seiten werden und als wirkungsvolles Ritual die Teamarbeit fördern und bestärken.
Fokus Zuwendung und Motivation
Kritik und Anerkennung sind Führungsmittel, die großen Einfluss auf die Motivation der Praxismitarbeiter ausüben. Von Kritikgesprächen hört man viel, weniger allerdings von Anerkennungs- oder Fördergesprächen. Klar ist: „Meckerrunden“ ohne Zeit für konkrete Gespräche bringen nicht den gewünschten Erfolg. Lob ist die notwendige Prise Salz in einem erfolgreichen Gespräch. Anerkennung und Lob als richtungsweisendes Instrument brauchen auch die Azubis, die Reinigungskraft – einfach, das gesamte Team.
Vielen Menschen fällt es gar nicht so leicht, andere zu loben. Etwas würdigend zu erwähnen, eine kurze Belobigung während der Arbeit oder auch ein verstärkendes Wort als Dank für eine hilfreiche Assistenz sind die „kleinen Sahnehäubchen“ wertschätzender Kommunikation und kluger Personalführung. Nicht jedem Chef fällt das leicht. Vielleicht hegt man die Befürchtung, dies könne als Schwäche ausgelegt werden. Manche gehen davon aus, dass Mitarbeiter, wenn man ihnen den kleinen Finger reicht, gleich die ganze Hand ergreifen. Oder dass sie das Lob gleich in klingender Münze ausgezahlt haben möchten. Die Argumentation „Wenn ich nichts Negatives sage, so ist das Anerkennung genug“ (schwäbisch: Nix g´sagt, ist g´lobt genug) ist nicht unüblich. Aber, ein nicht ausgesprochenes Lob ist wie vorenthaltener Lohn! Wenn die Dosis stimmt, kann man eigentlich gar nicht zu viel loben. Voraussetzung ist allerdings, dass das Lob ehrlich gemeint und nicht überzogen ist. In einer gut funktionierenden Privatpraxis ist es auch unter Qualitätsaspekten üblich, eine überdurchschnittliche Leistung von Mitarbeitern zu würdigen und deren Bemühungen anzuerkennen. Anerkennung steigert die Freude an der Arbeit, spornt zu höheren Leistungen an und wirkt sich überaus positiv auf das Betriebsklima aus. Anerkennungsgespräche gehören zu den Führungsaufgaben der Leitung, können aber auch, z. B. in der Lehrlingsausbildung, in den Aufgabenbereich einer Erstkraft fallen.
Welche Zielsetzung wird mit einem Anerkennungsgespräch verbunden? Das können z. B. sein:
• Das Selbstwertgefühl der MFA zu steigern.
• Die MFA zu weiteren guten Leistungen anzuspornen.
• Die MFA dauerhaft an die Praxis zu binden.
• Einen „Multiplikationseffekt“ zu erzielen, d. h., dass auch andere aus dem Team Leistung bringen.
Was muss bei der Planung beachtet werden?
Lob sollte nicht aufgeschoben werden. Geben Sie das Erfolgserlebnis gleich nach erbrachter guter Leistung. Wochen später freut man sich viel weniger. Doch ist für ein „Anerkennungsgespräch“ genügend Zeit eingeplant? Ein großer Fehler ist es, wenn Lob nur „zwischen Tür und Angel“ ausgesprochen wird. Der Rahmen sollte stimmen, sonst wird die gute Absicht entwertet. Eine weitere Grundregel: Anerkennung sollte – ebenso wie Kritik – immer nur unter vier Augen ausgesprochen werden. Diskretion ist auch eine Form der Wertschätzung. Zudem könnten sich anwesende Kolleginnen bewertet und indirekt kritisiert fühlen. Dadurch kann das Verhältnis des Teams untereinander schnell leiden. Allerdings gibt es zwei Ausnahmen:
• Eine wirklich außergewöhnliche Leistung einer einzelnen Mitarbeiterin sollte von allen Anwesenden neidlos anerkannt werden.
• Ein Pauschallob, das alle im Team betrifft und keine Kritik an einem der Anwesenden darstellt, soll auch vor allen ausgesprochen werden.
Besonders Berufseinsteiger oder Azubis fühlen sich leicht unbehaglich, wenn sie längere Zeit mit dem Chef oder der Erstkraft zusammensitzen müssen. Das Gespräch unter vier Augen kann immer eine gewisse „Schwellenangst“ auslösen. Und noch ein wichtiger Hinweis: Die Freude am ausgesprochenen Lob sollte nicht sofort mit einer anschließenden Kritik „gekillt“ werden!
Gesprächszweck klar benennen
Worum geht es? Die Praxismitarbeiterin muss vor dem Gespräch genau wissen, was sie erwartet. Thematische Möglichkeiten der Gespräche:
• Anerkennungsgespräch (z. B. mit Übergabe eines Zwischenzeugnisses und/oder der Gewährung einer vereinbarten Zusatzleistung? Prämie? Zusicherung betrieblicher Altersversorgung etc.?
• Kritikgespräch ggf. Abmahnung?
• Fördergespräch in Bezug auf weitere Schulung und zusätzlichen Erwerb von Fähigkeiten?
• Jahres-Reflektionsgespräch mit Beurteilung und Feedback anhand der Stellenbeschreibung und von Zielvereinbarungen?
Vier-Augen-Gespräche zwischen der MFA und dem Arzt bringen Klarheit in die berufliche Beziehung und tragen vor allem zur Stabilisierung des Praxisteams bei. Jede Mitarbeiterin braucht Berechenbarkeit und Kontinuität in ihrem Praxisalltag, um sich total – und ohne Ängste und nagende Zweifel – ihren Aufgaben und Verpflichtungen widmen zu können. Dazu ist das regelmäßige Feedback der Praxisleitung durch Rückmeldung, Anerkennung und faire Kritik notwendig. Der Ablauf eines solchen Gesprächs ist dabei immer gleich (siehe Kasten).
Einfach sind Beurteilungsgespräche nie. Die Erwartungshaltung ist groß. Dazu gehören nicht nur die positiven Dinge; es müssen auch die Sachen zur Sprache kommen, die nicht so gut gelaufen sind. Kritik einzustecken ist nicht so leicht. Ziel muss es sein, eine kritische, aber faire Einschätzung über die erbrachten Leistungen der Mitarbeiterin im vergangenen Jahr vorzunehmen. Auch deshalb ist es guter Stil, die Mitarbeiterin rechtzeitig zu bitten, sich auf das Jahresendgespräch vorzubereiten und selbst einige Notizen anzufertigen. Einige Punkte dienen der Anregung zur Selbstreflexion. So könnte die Teamleitung vorher beispielsweise anregen: „Lassen Sie das abgelaufene Jahr Revue passieren, und notieren Sie das Ergebnis Ihrer Selbsteinschätzung auf einem Schreibblock:
• Wie beurteilen Sie selbst Ihr Engagement für die Arztpraxis?
• Was haben Sie aus Ihrer Sicht aktiv zum wirtschaftlichen Erfolg der Praxis beigetragen?
• Wo haben Sie sich mehr eingesetzt als es Ihre Aufgabe war?
• Welche Verbesserungen wünschen Sie sich?
• Was sollte sich ändern, damit Sie Ihre Aufgaben noch besser wahrnehmen können?
Das Team braucht in der Regel die konkrete Aufforderung, sich aktiv in das Jahresgespräch einzubringen. Also geben Sie den Mitarbeiterinnen gleich noch ein paar Ideen mit:
• Nutzen Sie die Gelegenheit auch, konkrete Vorstellungen und Bitten für das neue Arbeitsjahr vorzubringen.
• Welche Weiterbildungsziele haben Sie?
• Was wünschen Sie sich von mir als ärztliche Leitung zur Unterstützung Ihrer täglichen Praxisarbeit?
Gespräche sind immer eine gute Gelegenheit, sich das, was stört, von der Seele zu reden. Manche Mitarbeiterin wurde schon sehr einsilbig von der überraschenden Gegenfrage des Chefs/der Chefin: „Was erwarten Sie konkret von mir im nächsten Jahr?“ Grundsätzlich sollten beide Seiten den Dank nicht vergessen, über all das, was gut gelaufen ist. Das Jahresendgespräch sollte vertraulich und in entspannter Atmosphäre durchgeführt und das Ergebnis stichwortartig festgehalten werden. Die Mitarbeiterin erhält eine Kopie für ihre Unterlagen. Für beide Gesprächspartner sollten Fairness-Spielregeln gelten. So geht Personalförderung im besten Sinne.
FAZIT:
Das Jahresgespräch als Fördergespräch unter vier Augen ist ein innovatives Instrument des Praxis-Qualitätsmanagement zum Anleiten, Informieren und Motivieren, das beiden – dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter – echte Chancen zur Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung bietet. Neben der Vertrauensförderung sind Mitarbeitergespräche ein einfaches und doch wirkungsvolles Tool, um Mitarbeiter- und Unternehmenserwartungen abzugleichen, eine aktuelle Standortbestimmung vorzunehmen und mit voller Kraft persönliche und unternehmerische Ziele anzugehen.
Zweck des jährlichen Beurteilungsgesprächs für Sie als Unternehmer ist es, das Arbeitsjahr Revue passieren zu lassen und eine möglichst objektive Einschätzung der Mitarbeiterinnen und ihrer Tätigkeit vorzunehmen (Erwartungen und Anforderungen, die an die MFA gestellt werden, besprechen und dokumentieren). Sie sollten das Gespräch auch nutzen, um die wirtschaftlichen Praxisziele des nächsten Arbeitsjahres darzulegen und die Erwartungen an das Team zu konkretisieren. Der offene und sachliche Dialog zwischen Arzt und Mitarbeiterin hat das Potenzial, die Zusammenarbeit ständig zu verbessern.
