Was haben ein Praxisinhaber und ein Fußballtrainer gemeinsam? Beide haben die Aufgabe, ein schlagkräftiges Team zu formen, das am Ende erfolgreich ist. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die verschiedenen Positionen in der Mannschaft mit Spielern besetzt sind, die diese bestmöglich ausfüllen.
Die Mitarbeitenden sind das Herz der Arztpraxen, denn ihre Arbeit ist die Grundlage für funktionierende Praxen und eine hochwertige ärztliche Patientenversorgung. Vor dem Hintergrund ist besonders der aktuelle Fachkräftemangel alarmierend. Denn dieser beeinflusst unmittelbar die Versorgungsstrukturen und die Arbeit inhabergeführter Arztpraxen negativ. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch mehr Eigenverantwortlichkeit und Wertschätzung zu binden.
Gaben und Neigungen ausloten
Nicht jeder kann alles und jeder einzelne im Team hat Vorlieben, die in der täglichen Arbeit umgesetzt werden wollen. Neben Gaben gibt es auch Neigungen. Wird z. B. ein Mitarbeiter nur nach seinen Gaben beurteilt, kann dies zu Unzufriedenheit und schlechter Stimmung führen, wenn er keine Freude an seiner Arbeit hat. Als Konsequenz wird im schlimmsten Fall der Erfolg der Praxis nachhaltig gefährdet.
Ein gut funktionierendes Team zu haben, ist die Zielsetzung jeder Arztpraxis. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels und der Situation, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz mittlerweile fast aussuchen können, ist es ein ehrgeiziges Ziel – das zu verfolgen sich aber lohnt. Wie bei einer Mannschaft muss bei einem funktionierenden Praxisteam formuliert werden, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie und wann sie ausgeführt werden sollen.
Konkrete Formulierungen
Sehr häufig ist zu erkennen, dass es immer wieder Aufgaben in der Praxisorganisation gibt, die nicht mit der notwendigen Sorgfalt erledigt werden. Oftmals liegt der Grund in der fehlenden oder ungenauen Zuweisung der Aufgaben. Bei der Erarbeitung und Formulierung der Aufgabenbereiche bzw. Verantwortlichkeiten gilt es, darauf zu achten, dass nicht nur festgehalten wird, „was“ gemacht wird, sondern auch „wie“, „bis wann“ und „in welchen zeitlichen Intervallen“ die Arbeiten zu wiederholen sind.
Die Aufgabenbereiche konkret festzulegen, ist der erste notwendige Schritt. Jedes Teammitglied sollte im Zeitfenster von 7 bis 14 Tagen seinen Arbeitsplatz und seine Tätigkeiten schriftlich festhalten. Die gemeinsame Aufarbeitung der einzelnen Tätigkeitsbeschreibungen erfolgt in einem praxisinternen Workshop. Zielsetzung des Workshops ist, dass alle Abläufe und Tätigkeiten in der Praxis komplett festgehalten und mit den jeweiligen Verantwortlichkeiten versehen sind: Wer macht was, wie und bis wann? Es werden ausführlich ausformulierte Stellenbeschreibungen erarbeitet, mit denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Praxisalltag immer wieder beschäftigen müssen.
Der Aspekt der Verantwortlichkeiten und die damit verbundenen Stellenbeschreibungen sind auch für ein gutes Qualitätsmanagement von elementarer Bedeutung.
Jeden im Team fordern und fördern
Es gibt immer Aufgaben, die keiner gerne machen möchte, aber es sollte versucht werden, die Talente der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal zu nutzen, um das bestmögliche Ergebnis für die Praxis zu erzielen. Hierzu sind Einzelgespräche mit jedem aus dem Praxisteam notwendig, um die Talente des Einzelnen optimal nutzen zu können.
Wie auf dem Fußballplatz muss z. B. ein Praxisinhaber manchmal der Motivator sein, der sein Team antreibt. Manchmal der Coach, der das Potenzial jedes Einzelnen entfaltet. Dann die Führungskraft, die klare Entscheidungen trifft. Und manchmal einfach nur der „Kollege“, der auf Augenhöhe zuhört. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, zu wissen, wann welche Rolle gefragt ist. Als „Teamchef“ sollte man immer das Potenzial des zuständigen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin vor Augen haben und einschätzen, ob die gewünschte Qualität geleistet werden kann. Besitzt jemand zwar das Talent, die Fähigkeit und die Motivation, kann es dennoch sein, dass derjeinige noch gefördert und trainiert werden muss, um das Potenzial voll zu entfalten.
Praxisoptimierung durch Teamgeist
Neben der Optimierung der Praxisorganisation ist es beispielsweise für einen Praxisinhaber ein entscheidender Vorteil, dass er durch die Formulierung der Aufgabenbereiche im Sinne des eigenverantwortlichen Arbeitens immer feste Ansprechpartner hat. Der Verantwortliche kann zwar Aufgaben an Kollegen bzw. Kolleginnen delegieren, wird aber dennoch immer als Ansprechpartner zur Verfügung stehen, wenn es darum geht, Themen aus dessen Aufgabenbereich zu klären. Durch diese teamorientierte Arbeitsweise entsteht eine Kultur, in der sich jeder im Praxisteam auf den anderen verlassen kann – nicht von heute auf morgen, aber sie wird nach und nach gemeinsam erarbeitet. Am Ende des Prozesses steht ein Ergebnis, das für jeden Einzelnen hilfreich ist und den Praxisalltag leichter machen wird. Das gilt es, den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen am Prozessanfang zu vermitteln, damit sich alle an der sorgfältigen Umsetzung beteiligen – was letztlich erst zum gewünschten Ergebnis führt.
Teamgedanken erarbeiten
Im Erfolgsfall profitieren Sie als Praxisinhaber bzw. -inhaberin von der größeren Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeitenden und können sich verstärkt auf die medizinische Behandlung konzentrieren. Selbstwertgefühl und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigen und führen letzten Endes zu einem größeren Selbstbewusstsein. Da es darum geht, sich aufeinander verlassen zu können, werden der Teamgedanke, aber auch der kritische Austausch gefördert.
Insgesamt entwickelt sich eine Form des unternehmerischen Denkens im Team, da sich jeder im positiven Sinne um seinen Aufgabenbereich kümmern muss und lernt, dass man nur im Zusammenspiel als Team erfolgreich sein kann. Doch wie bei einem Fußballspiel heißt es täglich: üben, üben, üben.
